תהליך בניית תוכנית העבודה, כאשר הוא נעשה באופן מיטבי, הוא תהליך ארוך ומקיף, שאינו יכול – ואינו צריך – להיעשות על ידי המנהלים לבדם. שיתוף הצוות בתהליך יסייע למנהלים לקבל תמונת מצב מלאה על הנעשה בשטח, יסייע להם בחלוקת התפקידים והמשימות, ויעזור להם בגיוס חברי הצוות ליישום התוכנית.
בסדנה זו ידונו המשתתפים בחשיבות שיתוף הצוות בתהליך בניית תוכנית העבודה, יבחנו דמויות השונות מקרב הצוות החינוכי, ויעלו שיקולים שונים לבחירת מועמדים לצוות לבניית התוכנית.

כשבונים תוכנית עבודה, חשוב לזכור שאין צורך להמציא את הגלגל ושתוכנית העבודה הקודמת היא בסיס הכרחי לבניית התוכנית החדשה. כך נוכל להבטיח המשכיות בתהליכים המתרחשים בבית הספר ונלמד מהניסיון העצמי שלנו – מה הצליח ומה פחות, וכיצד ניתן להשתפר בהמשך.
בסדנה זו יתרגלו המשתתפים התבוננות בתוכנית העבודה הקודמת, ניתוח של תכנון מול ביצוע והסקת מסקנות מעשיות לצורך בניית תוכנית העבודה החדשה.

על מנת לבנות תוכנית עבודה שנותנת מענה אמיתי לאתגרים הבית ספריים, עליה להיות מבוססת נתונים. צוות בית הספר נדרש לאסוף נתונים מסוגים שונים כדי לקבל תמונת מצב מקיפה של בית הספר ולזהות את האתגרים הבית ספריים.
בסדנה זו יתבוננו המשתתפים בשבע זירות הפעולה הבית ספריות וידונו בנתונים השונים שעליהם לאסוף כדי למפות ולאפיין את בית הספר בצורה מיטבית, בדרך לבניית תוכנית העבודה.

בחירת היעדים הבית ספריים היא שלב משמעותי בבניית תוכנית העבודה. היעדים הבית ספריים צריכים לשקף את האתגרים המרכזיים של בית הספר, ועל בסיסם ייבחרו הפעולות שיבצע בית הספר והמשאבים שבהם יעשה שימוש.
בסדנה זו יעסקו המשתתפים בכמה שאלות יסוד הנוגעות בבחירת היעדים הבית ספריים, והשיח יתנהל סביב ליווי של דמות דמיונית שתעמת אותם עם השאלות השונות.

באמצעות הגפ"ן יכולים המנהלים להתאים באופן מדויק יותר את המשאבים שישמשו להשגת היעדים והצרכים הבית ספריים. כדי לעשות זאת באופן יעיל ואפקטיבי, על המנהלים לדעת כיצד למפות את כלל המשאבים העומדים לרשותם, להבחין בין סוגי המשאבים השונים ולעשות בהם שימוש מושכל.
בסדנה זו יתרגלו הלומדים את המיומנויות האלו וילמדו כיצד להתאים בין היעדים שרוצים לקדם למשאבים העומדים לרשותם.

תוכנית העבודה הפדגוגית היא עוגן לכל התהליכים המתקיימים בבית הספר, ולצורך קידומה עומדים לרשות בית הספר משאבי גפ"ן מגוונים. ניהול מושכל של משאבים כולל תכנון ובניית תחזית למימוש היעדים, תעדוף והקצאה של המשאבים על פי ייעודם ויתרונם היחסי, איגומם וניהול יעיל וחסכוני. חשוב לקיים שיח מתמיד ולבחון היבטים שונים הקשורים לאפקטיביות השימוש במשאבים.
בסדנה זו המשתתפים יקבלו כלים ויתרגלו ניהול שיח מעמיק ומדייק המוביל להפקת לקחים והמניע לפעולות מעשיות.